Écrire un courrier bien présenté sans certaines erreurs marque parfois le début d’une belle aventure professionnelle. En effet, une lettre ou un courrier permet de mettre en exergue votre personnalité et ceci de façon concise. Quelles sont alors les fautes à éviter lorsque vous rédigez de tels documents ? Voici ci-dessous 10 choses à bannir lors de la rédaction d’un courrier.
Plan de l'article
Les fautes d’orthographe
Un courrier qui contient assez de fautes d’orthographes, de conjugaisons et de grammaires montre souvent que le rédacteur à une mauvaise maitrise de la langue française. Il n’est donc pas conseillé d’adresser un courrier rempli de fautes de syntaxe ou d’inattention.
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Vous devez donc limiter la répétition des fautes dans votre document. Pour vous assurer de l’absence des erreurs et fautes grammaticales, essayez de relire attentivement et à plusieurs reprises votre texte avant de l’envoyer.
Les flatteries inutiles
Dans votre courrier, il n’est pas interdit d’apprécier l’entreprise ou de vanter les mérites du destinataire. Toutefois, il est fortement déconseillé de flatter ce dernier ou d’avancer des propos dont la véracité ne peut pas être prouvée. Abordez juste les éléments qui permettent de mieux caractériser la société (succès, valeurs, culture, etc.).
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Oublier les mentions très importantes
En rédigeant un courrier, vous devez nécessairement inscrire certaines informations très capitales. L’oublie de ces mentions constitue en effet une faute grave. Il s’agit des renseignements comme l’identité du destinataire et de l’expéditeur (nom, prénoms, adresse, contacts, date d’envoi de la lettre, objet, signature, etc.). Votre courrier sera inintéressant en cas d’absence de l’une ou l’autre des données ci-après. Pour éviter de telle erreur, n’hésitez pas à relir plusieurs fois votre texte.
En outre, le courrier envoyé doit obligatoirement faire mention de quelques formules de politesse. En effet, le respect des formules de politesse prouve le respect que vous portez à l’égard du destinataire.
Qu’il s’agisse d’un courrier envoyé pour postuler à un poste de responsabilité ou une fonction moins importante, vous devez faire usage desdites formules. La négligence des formules de politesse dans un courrier est une erreur qui pourra coûter énormément.
Produire un texte trop long
Il n’est pas conseillé de faire l’exposer de toute votre vie professionnelle dans un courrier. Essayer de faire usage des phrases précises et des informations utiles afin de produire un texte agréable à lire.
Toutefois, essayez de fournir les renseignements pertinents et toutes vos aptitudes professionnelles surtout s’il s’agit d’une lettre de motivation. Les phrases très longues ennuient souvent le destinataire. Optez donc pour les formulations qui aideront le lecteur à vite comprendre sans faire plusieurs fois la relecture.
Assurez-vous de fournir des informations exactes sur votre personne. Vous pouvez illustrer par des exemples précis votre parcours, sans mettre de fausses informations dans la lettre.
Faire du copier-coller
L’une des erreurs à bannir complètement est la présentation d’un courrier impersonnel et banal. Il est facile de trouver sur internet un exemplaire du courrier que vous recherchez. Évitez de faire du copier-coller, puisque la lettre présentée sur le Net ne fait pas mention de vos informations personnelles.
De même, lorsque vous copiez exactement le texte, vous ne pouvez pas montrer un désir réel de décrocher un poste par exemple. Une lettre ou un courrier copié-collé est aussi dépourvu de motivation.
Ne pas personnaliser le message selon le destinataire
Une autre erreur à éviter est de ne pas personnaliser votre message selon le destinataire. Il est facile pour un recruteur ou une entreprise de détecter si vous avez envoyé le même courrier à tous les autres postulants.
Si vous souhaitez montrer que vous êtes réellement intéressé par l’entreprise et son activité, pensez à bien étudier aussi le profil de la personne qui va recevoir votre courrier afin de lui adresser une missive personnalisée et adaptée à ses attentes.
Effectivement, les professionnels des ressources humaines peuvent être sensibles au fait qu’on leur adresse un message écrit sans avoir pris connaissance de leur expérience passée ou actuelle. Pour éviter cela, n’hésitez pas à mener quelques recherches sur eux ainsi que sur l’activité globale de l’entreprise avant d’écrire votre courrier.
Pour écrire un message personnalisé, commencez par faire référence aux informations communiquées dans l’annonce. Cela démontre que vous avez bien lu cette dernière et prouve que vous êtes réellement intéressé par le poste proposé.
Aussi, mentionnez des éléments clés liés aux compétences attendues pour ce poste dès la première phrase afin d’accrocher tout de suite l’attention du recruteur. Soyez concis dans vos propos mais restez précis quant aux expériences professionnelles acquises jusqu’à présent. Terminez avec une formule motivante qui rappelle votre intérêt sincère pour le poste et l’entreprise.
Utiliser un ton trop familier ou formel
Une autre erreur courante dans la rédaction de courriers est l’utilisation d’un ton trop familier ou formel. Effectivement, vous devez vouvoyer votre interlocuteur.
Si vous envoyez un message à une personne que vous ne connaissez pas suffisamment, évitez le tutoiement et les familiarités. À l’inverse, si vous écrivez à un ami proche ou à un membre de votre famille, inutile d’adopter un style trop soutenu qui pourrait sembler artificiel.
Le ton employé doit aussi être en adéquation avec la nature du courrier. Si celui-ci est professionnel, optez pour un ton neutre plutôt qu’affectif afin de conserver une certaine distance professionnelle. Cette règle s’applique notamment aux lettres administratives ou aux mails destinés au recrutement.
Cela ne veut pas dire qu’il faille tomber dans l’austérité totale ! La plupart des recruteurs apprécient une pointe d’humour ou une touche personnelle apportée au message (à condition bien sûr que cela soit pertinent).
Comment utiliser le bon ton ?
Pour déterminer quel ton adopter dans votre courrier, prenez en compte plusieurs éléments :
- L’objet de votre message : s’il s’agit d’un mail professionnel par exemple.
- Votre relation avec le destinataire : êtes-vous intime avec lui/elle ? Êtes-vous collègue ? Client ? Fournisseur ?
- Les codes sociaux en vigueur dans votre profession ou l’entreprise visée.
Vous pourrez adapter le ton de votre message en fonction de ces éléments. Si besoin, n’hésitez pas à demander conseil autour de vous.
L’utilisation d’un correcteur orthographique peut aussi être une bonne option pour éviter les erreurs et adopter un vocabulaire plus soutenu. Relisez bien plusieurs fois votre courrier avant de l’envoyer afin d’être sûr que celui-ci est exempt d’erreurs et qu’il respecte toutes les règles évoquées ci-dessus.
